Als Managerin, Teamleiter, Projektleiter oder HR-Verantwortliche siehst du die Konsequenzen von schlechter Arbeitsorganisation und unproduktiven Teams …
Die Ursachen sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Deshalb habe ich für dich sechs Herausforderungen beschrieben, die ich im Coaching und bei Beratungen oft sehe. Reflektiere damit die Situation in deinem Team und nutze meine Empfehlungen, um sie zu verbessern.
Den Mitarbeitenden fehlt die Zeit, um konzentriert an den wichtigsten Aufgaben zu arbeiten. Sie werden durch Besprechungen unterbrochen oder müssen ständig auf E-Mails, Chat-Nachrichten und Anrufe reagieren.
Das führt dazu, dass über die Arbeit gesprochen wird, anstatt die Arbeit zu erledigen. Mitarbeitende sind dann zwar den ganzen Tag beschäftigt, aber nicht produktiv.
In der Folge dauern Projekte und Aufgaben länger und verursachen hohe Kosten. Fakt ist, dass keine hervorragenden Ergebnisse möglich sind, wenn man alle 3 bis 5 Minuten unterbrochen wird. Stress und Unzufriedenheit entsteht.
Die Arbeitsbelastung in vielen Teams nimmt zu. Gründe dafür gibt es viele: Druck vom Wettbewerb, die digitale Transformation, hohe Erwartungen vom Management oder wichtige Grossprojekte mit einer fixen Frist.
Gerade wenn grosse Ziele erreicht werden sollen, ist eine Fokussierung auf das wesentliche relevant. Diese klare Ausrichtung fehlt jedoch in vielen Unternehmen und Teams.
Die Folge ist eine Verzettelung, in der an zahlreichen Projekten parallel gearbeitet wird. Unklare Ziele in der Kombination mit einer hohen Arbeitsbelastung zwingt Mitarbeitende selbst zu priorisieren. In der Konsequenz wird oft an den falschen Dingen gearbeitet. Viele Projekte werden gestartet, nur wenige werden erfolgreich fertiggestellt.
Stop starting, start finishing. Ziele, klare Prioritäten und agile Praktiken helfen, die richtigen Projekten abzuschliessen und auf andere zu verzichten.
In vielen Unternehmen werden zahlreiche Apps für die Zusammenarbeit parallel eingesetzt. Die Informationsflut auf allen Kanälen nimmt zu. Für Mitarbeitende ist es schwierig, relevante Inhalte zu filtern und rasch zu finden. Sie erhalten Informationen und Aufgaben via:
Es ist schwierig, den Überblick zu behalten, was Stress verursacht. Nur selten gibt es klare Regeln, wann über welche Kanäle kommuniziert wird.
Eine Konsequenz davon: Mitarbeitende bearbeiten E-Mails, anstatt wichtige Aufgaben und Projekte voranzubringen. Sie fühlen sich gestresst aufgrund der ständigen Erreichbarkeit und der Angst, etwas Wichtiges zu verpassen.
Ein häufiger Denkfehler ist, die Produktivität mit neuen Tools zu erhöhen. Leider ist oft das Gegenteil der Fall. Wenige Tools, gezielt eingesetzt, sind die bessere Lösung.
Die Informations- und Datenflut nimmt kontinuierlich zu. Aufgrund der Datenüberlastung verlieren Mitarbeitende täglich viel Zeit mit der Suche nach Informationen.
Betroffen ist sowohl das Wissensmanagement im Team, als auch die persönliche Ablage und Notizen. Oft ist nicht klar, in welchem Tool Informationen abgelegt sind. Es gibt verschiedene Optionen und Teammitglieder entscheiden nach persönlichen Gutdünken, wie sie es organisieren.
Achte selbst einmal bewusst darauf, wie oft du an einem Tag nach Informationen und Dokumenten suchst. Für viele deiner Aufgaben benötigst du Dokumente und Notizen. Bevor du mit einer Aufgabe startest, verlierst du so jedes Mal Zeit.
Verschiedene Studien haben ergeben: Im Schnitt verbringen Mitarbeitende 2.5 Stunden pro Tag mit der Suche von Informationen. Das ist mit 30 % der Arbeitszeit ein grosser Kostentreiber.
Die Arbeitsbelastung durch viele Aufgaben, unklare Prioritäten und ständiger Erreichbarkeit führt zu Stress. Um damit umzugehen, werden Bewältigungsstrategien angewendet. Leider führen viele dieser Strategien zu zusätzlichem Stress – zum Gegenteil von dem, was eigentlich beabsichtigt war.
Drei Klassiker, die ich oft beobachte:
Alle drei Strategien führen jedoch nachweislich zu mehr Stress. Ein Teufelskreis entsteht.
In vielen Funktionen gibt mehr Aufgaben, als erledigt werden können. Um sich nicht zu verzetteln und Stress zu vermeiden, braucht es deshalb:
Bei dieser Arbeitsorganisation sind viele Mitarbeitenden auf sich allein gestellt. Das Resultat sind ineffiziente Prozesse, Überforderung und Stress.
Konzentriertes und produktives Arbeiten ist in Stresssituationen nur schwer möglich. Der Fokus liegt nicht bei der Arbeit, sondern beim Problem, welches sich in den Vordergrund drängt.
Die Konsequenz sind Bewältigungsstrategien wie Aufschieberitis (Prokrastination). Mitarbeitende lenken sich mit unwichtigem ab, um sich nicht mit ihrem aktuellen Problem oder der Herausforderung zu beschäftigen. Oder es wird tagelang im Team über ein Problem diskutiert, statt eine Lösung zu suchen.
Diese Herausforderung hat in der hybriden Arbeitswelt zugenommen. Mitarbeitende, die im Homeoffice überfordert sind, lenken sich zunehmend mit privaten Aufgaben ab. Hinzu kommt, dass eine Überforderung im Homeoffice zu spät oder gar nicht erkannt wird.
Wenn keine psychologische Sicherheit vorhanden ist und gegenseitige Unterstützung fehlt, geht neben der Produktivität rasch auch die Motivation verloren.
Die Google re:Work Studie hat „psychologische Sicherheit“ als wichtigsten Faktor für erfolgreiche Teams identifiziert. Teammitglieder müssen sich sicher fühlen, Risiken einzugehen und Fehler zu machen – ohne negative Konsequenzen zu befürchten.
Viele der genannten Herausforderungen gibt es schon lange. Sie werden jedoch durch neue Arbeitsmodelle (New Work, hybride Teams), die digitale Arbeitswelt und die ständig zunehmende Daten- und Informationsflut verstärkt.
In diesem Beitrag hast du Situationen kennengelernt, die in vielen Teams auftreten. Meine Empfehlungen und die verlinkten Beiträge zeigen dir Möglichkeiten, um die Ausgangslage in deinem Team zu verbessern. Das wird sich auf verschiedenen Ebenen positiv auswirken:
Wertschöpfung für Kunden generieren, sollte das Ziel sein. Das wird nicht erreicht, solange interne Abstimmungen, das Suchen von Informationen, Multitasking und Verzettelung die Oberhand haben …
Ständige Erreichbarkeit und Unterbrechungen, Kommunikation auf verschiedenen Kanälen, Multitasking, unklare Prioritäten und eine chaotische Arbeitsorganisation verursachen Stress (was langfristig negative Konsequenzen hin zum Burnout haben kann). Mit gezielten Massnahmen verhinderst du das.
Kreative und innovative Leistungen benötigen Freiraum. Dieser ist in vielen Teams nicht vorhanden, wenn keine klaren Prioritäten vorhanden und die persönliche Arbeitsorganisation schlecht ist.
Persönlicher Freiraum, das Gefühl der Kontrolle, ein Flow-Zustand bei der Arbeit und erfolgreich abgeschlossene Projekte, motivieren stark. Zudem können Mitarbeitenden an Produktivitätsverbesserungen teilhaben, indem ihnen persönliche Projekte, Weiterbildung oder Pro-Bono-Projekte ermöglicht werden.
Ich liebe es, mit engagierten Menschen zusammenzuarbeiten, die etwas zum positiven Verändern wollen. Melde dich bei mir, falls du Fragen hast oder Unterstützung benötigst. In dem kostenlosen Erstgespräch sprechen wir über die Ausgangslage in deinem Team.
Je nach Situation in deinem Team eignen sich Workshops, Impulsvorträge, ein Training für deine Mitarbeitenden oder eine Kombination davon.
Hier eine Auswahl von Themen aus meinem Portfolio, die sich für die sechs beschriebenen Herausforderungen eignen:
Während die Workshops den Fokus auf übergeordnete Strukturen haben, geht es beim Training um die persönlichen Skills jedes Teammitglieds. Die Teilnehmenden lernen neue Fähigkeiten, um individuell auf die Herausforderungen zu reagieren.
Viele Methoden, die in klassischen Zeit- und Selbstmanagement Kursen gelehrt werden, taugen in der heutigen Arbeitswelt nicht mehr. Sie sind zu unflexibel und passen sich nicht an veränderte Bedürfnisse an.
Meine Meinung: Führungskräfte und Mitarbeitende benötigen das Wissen, um ihre Prozesse und Abläufe selbstständig und kontinuierlich zu optimieren. Das ist ein Ziel meines Trainings „Fokushelden in 6 Wochen“:
Melde dich jetzt bei mir und wir besprechen im kostenfreien Erstgespräch das weitere Vorgehen.
Ich freue mich auf dich.
Viele Grüsse
Stefan
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