In vielen Firmen ist die Projektplanung mit einem Kampf um Ressourcen verbunden. Es gibt zahlreiche Projektideen und Bedürfnisse, aber zu wenig Kapazitäten für die Umsetzung. In dieser Situation ist es naheliegend, Mitarbeitende parallel in mehreren Projekten einzusetzen.
Multitasking als Lösung, um schneller voranzukommen? Das ist ein Trugschluss. In diesem Artikel erfährst du, weshalb es zu hohen Kosten, langsamen vorankommen, schlechten Ergebnissen und Frust führt. Du erhältst Empfehlungen für produktive, erfolgreiche Projekte.
An mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten führt zu Effizienzverlusten. Verantwortlich dafür ist der Aufmerksamkeitsrückstand. Dieser entsteht, wenn du zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechselst. Du brauchst Zeit, dich neu in die Aufgabe einzuarbeiten und es dauert, bis du vollständig konzentriert arbeitest.
Bereits kurze Unterbrechungen, wie die Frage eines Kollegen zu einem anderen Projekt, bedeuten oft einen Zeitverlust von 15 bis 30 Minuten. Bezogen auf ein Team, in dem alle Mitarbeitenden in verschiedenen Projekten eingesetzt werden, führt dies zu Projektverzögerungen und hohen Kosten.
Gerald Weinberg hat diese Auswirkungen auf die Produktivität untersucht. Er hat festgestellt, dass mit jedem zusätzlichen Projekt im Schnitt 20% der produktiven Arbeitszeit verloren geht.
Die Grafik zeigt das Verhältnis zwischen der produktiven Arbeitszeit (blau) und dem Zeitverlust (orange).
Je mehr parallele Projekte, desto grösser der Zeitverlust (Kosten). In diesem Umfeld erfolgreich zu sein, schaffen die wenigen Projektteams. Neben den hohen Kosten führt das zu Frust bei allen Beteiligten.
Deine Teams haben eine grössere Chance, erfolgreich zu sein, wenn Vorhaben nacheinander abgewickelt werden. Im folgenden Beispiel siehst du 3 Projekte mit je 5 gleich grossen Aufgaben.
Fokus schlägt Multitasking:
Klar, es ist ein vereinfachtes, theoretisches Beispiel. Die reale Projektmanagement-Welt ist wesentlich komplexer, das verstehe ich. Ich empfehle dir trotzdem, einfache Beispiele zu verwenden, um es deinem Team zu diskutieren.
Ermögliche deinen Mitarbeitenden, dass sie sich auf das wichtigste Projekt fokussieren können. Dadurch werden Aufgaben schneller abgeschlossen und die Zufriedenheit aller Beteiligten nimmt zu. Du schaffst die Grundlage, dass die Teams erfolgreich sein können.
Du kennst nun die Konsequenzen von parallel laufenden Projekten. Mein erster Tipp, die Anzahl zu beschränkten, ist daher wohl naheliegend. Schau dir die aktuelle Situation bei dir im Team an. Analysiere, an wie vielen Projekten deine Mitarbeitenden aktuell parallel arbeiten. Aus meiner Erfahrung ist es wichtig, dass du diese Beurteilung auf Ebene der Mitarbeitenden durchführst. Auf hoher Flugebene (Portfolio) ist es schwer zu beurteilen, ob die Anzahl der Projekte passt. Die Anzahl aktive Projekte pro Mitarbeiter ist hingegen ein klarer Messewert, ob an zu vielen Projekten parallel gearbeitet wird.
Oft sind es wenige Mitarbeitenden mit sehr spezifischen Skills, die in vielen Vorhaben parallel eingesetzt werden (Fachexperten, Entwickler oder Projektleitende). Prüfe ob weniger wichtige Projekte gestoppt werden müssen, um den Erfolg der dringendsten Vorhaben sicherzustellen.
Die Kunst liegt darin, die wichtigsten und dringendsten Projekte gezielt auszuwählen und auf alles andere zu verzichten. Das ist schwierig, da verschiedene Stakeholder im Unternehmen unterschiedliche Interessen verfolgen. Daher ist es wichtig, gute Prozesse für die Auswahl der relevanten Vorhaben zu schaffen. Ich empfehle dir folgende Elemente:
Ich empfehle dir, mit schlanken Prozessen und kleinen Optimierungen zu starten. Versuche nicht, die allumfassende Lösung zu finden. Die Abläufe müssten zum Start nicht perfekt sein. Finde heraus, was sich bewährt und optimiere schrittweise.
Hast du Fragen oder benötigst du Unterstützung bei der Umsetzung? Dann melde dich gerne bei mir. Im Kennenlerngespräch sprechen wir über deine Ausgangslage. Ich beantworte dir deine Fragen und gebe dir spezifische Tipps, die für deine Situation passen.
Im optimalen Fall arbeiten Mitarbeitende mit vollem Fokus an einem Vorhaben. Das ist in der Praxis jedoch oft nicht umsetzbar. Es gibt Gründe, die parallele Projekte mit den gleichen Mitarbeitenden erfordern. In diesen Fällen sind fixe Projekttage super, um den Produktivitätsverlust zu minimieren.
Beispiel:
Indem die Projektmitglieder sich für ganze Tage auf ein Thema konzentrieren können, werden sie seltener von themenfremden Anfragen abgelenkt. Das ist produktiver, als jeden Tag in kurzen Zeiteinheiten an unterschiedlichen Themen zu arbeiten.
Als Entscheidungsträger legst du die Grundlage, ob deine Teams produktiv arbeiten können. Indem Mitarbeitende nicht zu Multitasking gezwungen sind, erhöhst du die Chance auf ein erfolgreiches Projekt.
Du kannst die Verzettelung stoppen, indem du Prozesse für das Priorisieren und die Freigabe von neuen Projekten implementierst. Plane deine Mitarbeitenden nach klaren Prioritäten in möglichst wenig Projekte ein.
Starte am besten gleich jetzt und analysiere die Situation bei dir im Team: Wie viele Projekte laufen aktuell? Welche Teammitglieder sind in mehr als zwei Projekten eingesetzt? Was kannst du tun, um ihnen das Leben zu vereinfachen und Erfolg zu ermöglichen?
Viel Erfolg bei der Umsetzung.
Stefan
Melde dich jetzt für das moderne Zeitmanagement Training an und entwickle dein persönliches Produktivitätssystem. Sichere dir heute deinen Platz in der nächsten Gruppe oder buche das Training exklusiv für dein Team.
