Ich arbeite seit vielen Jahren mit Berufstätigen, Führungskräften und Teams, die täglich mit Dutzenden oder sogar Hunderten E-Mails konfrontiert sind. Und ich kenne das Problem auch persönlich: Der Posteingang ist nie leer, ständig kommt etwas Neues rein.
Oft entsteht das Gefühl, gar nie richtig fertig zu werden. Gleichzeitig merke ich, wie viel Klarheit und Fokus entsteht, wenn man einen guten Umgang mit E-Mails findet.
In diesem Beitrag teile ich meine wichtigsten Erkenntnisse aus der Praxis. Es geht nicht um ein theoretisches Inbox-Zero-Ideal, sondern um realistische Routinen, die dich entlasten und deine Konzentration schützen.
E-Mails sind eigentlich ein praktisches Tool. Aber sie sind auch eines der grössten Ablenkungspotenziale in der modernen Arbeitswelt. Viele Menschen fühlen sich durch E-Mails unter Druck gesetzt, ständig reagieren zu müssen. Besonders problematisch wird es, wenn:
Die Folge: Deine Aufmerksamkeit wird zersplittert. Du verlierst Zeit durch ständiges Kontextwechseln und fühlst dich am Ende des Tages erschöpft, ohne das Wichtigste geschafft zu haben.
Oder anders gesagt: Du bist zwar den ganzen Tag beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv.
Ich habe über die Jahre mit vielen Menschen einfache, aber wirksame Routinen für den Umgang mit E-Mails entwickelt. Hier die zentralen Punkte:
Lege für dich fest, wann du deine E-Mails bearbeitest. Für die meisten reicht es, den Posteingang zwei bis drei Mal täglich zu prüfen. Gute Zeitfenster sind zum Beispiel:
Mit drei Check-ins in dein E-Mail-Postfach siehst du jede Nachricht während der Arbeitszeit innerhalb von spätestens drei Stunden. Das reicht meistens um rechtzeitig zu reagieren, ohne zu viel Zeit im E-Mail-Postfach zu verlieren.
Wichtig ist: Prüfe E-Mails nur dann, wenn du auch die nötige Zeit und Energie hast, um sie zu bearbeiten.
E-Mails zu lesen ohne darauf reagieren zu können, ist ein unnötiger Stressfaktor und du kannst das genauso gut einfach weglassen.
Eine der einfachsten Massnahmen mit grosser Wirkung: Schalte alle E-Mail-Benachrichtigungen aus. Du bestimmst, wann du deine Nachrichten liest, nicht dein System.
Stell dir vor, dein E-Mail-Posteingang ist wie dein physischer Briefkasten. Niemand erwartet, dass du diesen 20 Mal pro Tag leerst. Es genügt, ihn ab und zu gezielt zu sichten. So bleibt der Kopf frei für die wirklich wichtigen Themen.
Ein häufiger Fehler: Wir lesen E-Mails mehrmals, ohne sie direkt zu bearbeiten. Das kostet Zeit. Besser ist, du entwickelst eine Routine wie diese:
Dein Posteingang ist kein Ort für Pendenzen. Sobald du eine Aufgabe erkennst, überträgst du sie in dein Aufgabenmanagement. So behältst du den Überblick und vermeidest das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Dort kannst du priorisieren und zur richtigen Zeit antworten.
E-Mails längerfristig im Postfach aufzubewahren, führt dazu, dass die Übersicht verloren geht und du die gleiche E-Mail mehrfach liest.
Ein oft übersehener Hebel: Wer weniger E-Mails bekommt, muss auch weniger bearbeiten. Und du hast zu einem grossen Teil selbst in der Hand, wie viele E-Mails du bekommst. Weil zu jeder E-Mail, die du raussendest, einmal eine Antwort kommt. Du verursachst damit vielleicht ungewollt die E-Mail-Flut selbst.
Hier ein paar Strategien, die sich bewährt haben:
Ein persönlicher Tipp von mir: Ich beantworte nicht jede E-Mail. Es ist völlig in Ordnung, selektiv zu sein. Der Absender hat die Aufgabe, dich zu überzeugen, dass deine Antwort sinnvoll investierte Zeit ist.
Je mehr du sendest, desto mehr bekommst du zurück. Das bedeutet nicht, dass du keine E-Mails mehr schreiben sollst. Aber mach dir bewusst, welchen Rattenschwanz jede Nachricht auslösen kann. Manchmal ist ein kurzer Anruf oder ein persönliches Gespräch effizienter.
Wenn du oft Rückfragen bekommst, die eigentlich schnell erklärt wären, hilft ein einfacher Trick: Richte fixe Sprechzeiten ein. Zwei Slots pro Woche reichen oft schon. So können Kolleginnen und Kollegen ihre Fragen bündeln, viele klären sich bis dahin ohnehin von selbst.
Ich persönlich finde Inbox Zero als Idee hilfreich, aber nicht als tägliches Muss. In manchen Phasen schaffe ich es, am Ende des Tages den Posteingang leer zu haben. An anderen Tagen ist das unrealistisch. Entscheidend ist, dass du regelmässig für Übersicht sorgst.
Wenn dein Posteingang überquillt, empfehle ich zwei Möglichkeiten:
An vollen Tagen mit vielen Meetings und Workshops den Inbox-Zero-Anspruch zu haben, kann mehr Stess verursachen als hilfreich sein. Es benötigt hier eine Pragmatische Umsetzung. Ich sorge spätestens in der Wochenplanung am Freitag Nachmittag dafür, dass alle Inboxes inkl. den E-Mails aufgeräumt und leer sind.
Viele E-Mail-Programme bieten dir die Möglichkeit, Regeln zu definieren. Damit kannst du zum Beispiel Newsletter automatisch in einen separaten Ordner verschieben oder Benachrichtigungen filtern. Wichtig ist: Automatisiere erst, wenn du dein System manuell im Griff hast.
Was mir immer wieder auffällt: E-Mails sind nie das eigentliche Problem. Sie sind ein Symptom. Wenn du Klarheit über deine Prioritäten, deine Aufgaben und deinen Rhythmus hast, wirst du auch souveräner im Umgang mit E-Mails.
Wenn du das Thema vertiefen willst, empfehle ich dir den Beitrag Ablenkung durch E-Mail vermeiden. Dort zeige ich auf, wie du dich gezielt vor digitalen Störungen schützt.
Und wenn du dein ganzes System auf das nächste Level bringen willst: Im Fokushelden Circle findest du konkrete Anleitungen, Vorlagen und Austausch zu genau diesen Themen. Nicht nur für E-Mail, sondern auch für Kalender, Aufgaben, Tools, Priorisierung und vieles mehr.
Hier erfährst du mehr und kannst direkt beitreten: fokushelden.com/circle
Wie oft sollte ich E-Mails prüfen?
Idealerweise 1 bis 3 Mal pro Tag. Wichtiger als die genaue Zahl ist die bewusste Entscheidung dafür.
Was ist Inbox Zero genau?
Inbox Zero bedeutet, den Posteingang regelmässig komplett zu leeren. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Übersicht und Kontrolle. Ein komplett leerer Posteingang ist ein extrem entlastendes Gefühl und gleichzeitig ein wichtiger Faktor für die persönliche Produktivität.
Wie kann ich weniger E-Mails erhalten?
Indem du bewusster sendest, weniger Personen in CC nimmst und klar formulierst. Auch das Abbestellen unnötiger Newsletter hilft oder das konfigurieren von Kollaborationstools, die oft sehr viele Benachrichtigungen per E-Mail raussenden. Weitere Hacks zur Reduktion der E-Mails erhältst du in der Fokushelden Circle Community.
Was mache ich mit zu vielen alten E-Mails?
Archivieren und neu starten. Was wirklich wichtig ist, kommt wieder. Du brauchst keine perfekte Aufarbeitung. Oft ist es wichtiger den Überblick über neue E-Mails zu haben, anstatt lange Vergangenheitsbewältigung zu machen.
Hilft E-Mail-Automatisierung mit Regeln wirklich?
Ja, aber erst als Ergänzung. Zuerst brauchst du ein manuelles System, das funktioniert. Dann kannst du wiederkehrende Muster automatisieren. Nur das automatisieren, was zwingend notwendig ist. Falsch zu automatisieren kann dazu führen, dass die Übersicht komplett verloren geht.
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