Vielleicht kennst du das Gefühl: Die Woche ist vorbei, und du fragst dich, wo die Zeit geblieben ist. Deine To-Do-Liste ist fast genauso lang wie am Montag, und du hast das Gefühl, ständig beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv zu sein. Hier kommt die Wochenplanung ins Spiel. Ich kann dir aus eigener Erfahrung sagen, dass sie ein Game-Changer für fokussiertes, produktives und stressfreies Arbeiten ist.
Um es gleich zu Beginn ehrlich zu sagen: Wochenplanung ist nicht sexy. Es klingt langweilig. Aber sie funktioniert. Bei mir seit vielen Jahren und bei vielen meiner Kunden ebenso.
In diesem Beitrag erkläre ich nicht nur, warum sich der Aufwand für die Wochenplanung mehr als lohnt. Ich gebe dir auch eine Anleitung, wie du diese erfolgreich in deinem Alltag umsetzt. Ich teile meine Prozesse und Checklisten, die mir seit Jahren dabei helfen, meine Ziele zu erreichen und wichtige Aufgaben umzusetzen. Setze dies um, passe sie für dein Arbeitsumfeld an und profitiere genauso davon wie ich selbst.
In der heutigen Welt gibt es unzählige Dinge, die unsere Aufmerksamkeit wollen. Ohne einen klaren Plan wirst du feststellen, dass dein Tag einfach „passiert“. Mit einer Wochenplanung hast du die Kontrolle. Du entscheidest, was wichtig ist, und setzt bewusst Schwerpunkte für die kommende Woche. Das beugt Fremdbestimmung vor und sorgt dafür, dass du deine Ziele erreichst.
Wie oft musstest du in letzter Minute eine Präsentation fertigstellen oder hast die Vorbereitung für einen wichtigen Termin vergessen? Wochenplanung hilft dir, den Überblick zu behalten. Du kannst dich rechtzeitig auf bevorstehende Termine und Deadlines vorbereiten, sodass Last-Minute-Stress vermieden wird.
Unsere Gehirne sind nicht darauf ausgelegt, gleichzeitig mehrere Dinge gut zu machen. Multitasking ist meistens ineffizient und beim Wechseln zwischen Aufgaben verlierst du Zeit. Mit einer klaren Wochenplanung kennst du deine Fokusthemen der Woche. Du wirst weniger abgelenkt und kannst die Tage so planen, dass du nicht laufend zwischen Themengebieten hin- und herspringen musst.
Eine ungefilterte Informationsflut, die lange To-do-Liste und zu viele Handlungsoptionen lösen Stress aus. Eine gut strukturierte Wochenplanung hilft dir, den Überblick zu behalten und reduziert das Stresslevel.
Sie ist eine sinnvolle Verbindung von deiner langfristigen Planung, wie der Jahres- oder Quartalsplanung, und der kurzfristigen, täglichen Planung. Du nimmst dir wöchentlich Zeit, um deine Ziele zu überprüfen und die richtigen Themen für deine Woche auszuwählen.
Es mag zu Beginn nach einem Mehraufwand aussehen, aber dieser Eindruck täuscht. Durch die Investition von 30 Minuten am Freitagnachmittag kannst du in der folgenden Woche mehrere Stunden sparen. Die Gründe dafür:
Du fragst dich vielleicht, warum es sich lohnt, eine neue Routine in deinen bereits vollen Zeitplan einzufügen. Die Antwort liegt in der Macht von Gewohnheiten. Diese automatisieren unser Verhalten und sparen so Zeit und geistige Energie.
Bei der Einführung neuer Gewohnheiten helfen dir Strukturen wie Terminblocker im Kalender oder Checklisten. Mit den folgenden drei Schritten gelingt es dir, die Wochenplanung als Routine zu verankern, sodass sie langfristig in deinem Alltag funktioniert.
Lege einen wöchentlichen Termin fest, an dem du deine Wochenplanung erstellst.
Erstelle eine persönliche Checkliste, die dir bei deiner Wochenplanung hilft. Erinnere dich damit an alle Punkte, die dir bei der Wochenplanung wichtig und für deinen Job relevant sind.
Persönliche verwende ich das Tool Notion, in welchem ich sämtliche Notizen und mein Wissen verwalte. Ich empfehle dir, eines deiner bestehenden Tools zu nutzen. Gut geeignet sind Tools, die dein Betriebssystem bereits mitbringt (bei Microsoft zum Beispiel OneNote).
Übernimm gerne Punkte auf deine Checkliste, die für dich hilfreich sind. Lasse das weg, was für deinen Job keinen Mehrwert bietet und ergänze Punkte, die dir selbst wichtig sind:
Ich starte die Wochenplanung mit einem kurzen Wochenrückblick. Auf die vergangene Woche schauen hilft mir, wichtige Erkenntnisse festzuhalten, Erfolge zu feiern und Learnings festzuhalten, sodass ich die gleichen Fehler nicht wieder mache. Auf meiner Checkliste stehen unter anderem folgende Fragen:
Dieser Schritt 1 zum Wochenrückblick ist optional. Du kannst ihn zum Start auch weglassen und direkt mit der Planung deiner Termine einsteigen.
Nach dem Rückblick schaue ich in meinen Kalender und kümmere mich um die Fixpunkte wie Sitzungen, die zeitlich nicht flexibel sind. Auf meiner Checkliste steht Folgendes:
Prüfe die Termine der letzten Woche im Kalender:
Schau in deinen Kalender und auf die Termine der nächsten 3 Wochen.
Nach Schritt 2 hast du einen Überblick über bestehende Termine und weisst, wie viel Zeit dir für deine Projekte und Aufgaben noch zur Verfügung steht. Du hast alle Termine im Blick und bereitest dich rechtzeitig darauf vor.
Im nächsten Schritt plane ich meine Themen und Aufgaben. Diese Checkliste ist sehr individuell und orientiert sich an deinem Arbeitsumfeld. Folgende Fragen können auf deiner Checkliste stehen:
Umsetzungstipp: Kennzeichne diese Projekte und Aufgaben auf deiner Aufgabenliste, um die Schwerpunkte für die Woche jederzeit im Blick zu halten. Alternativ kannst du in deinem Aufgabentool eine separate Liste für diese Woche führen oder die Themen in einem Kanban-Board in ein „Wochenbacklog“ überführen.
Anstelle eines elektronischen Tools kannst du auch ein Notizblock oder physische Post-Its zur Planung verwenden. Schreibe jedes wichtige Themengebiet auf ein Post-it und hänge es bei dir an den Arbeitsplatz, bis es erledigt ist.
Ich nutze Trello für die Planung meiner Projekte und Aufgaben. Wie mein Kanban mit den priorisierten Aufgaben aussieht, siehst du unten.
Ich verwende die Timeblocking-Methode, in der ich meine ausgewählten Themen aus Schritt 3 meinem Kalender zuweise. Denn oft gilt: Was nicht im Kalender steht, wird auch nicht erledigt.
Im nächsten Kapitel „Wochenplanung erstellen“ gebe ich dir weitere Tipps, wie du die Timeblocking-Methode anwendest.
Falls du in einem Umfeld mit vielen Ablenkungen und Sitzungen arbeitest, empfehle ich dir Fokuszeit, in der du die wichtigsten Aufgaben aus deiner Wochenplanung umsetzen kannst.
Lege jetzt los und erstelle deine erste Wochenplanung. Plane deine nächste Woche mit der Unterstützung deiner neuen Checkliste aus Schritt 2. Du kannst deine Checkliste jederzeit überarbeiten und für deine Bedürfnisse optimieren.
Ich empfehle dir, bei deiner Planung die Timeblocking-Methode anzuwenden und deine Planung elektronisch in deinem Kalender zu machen. Alles, was im Kalender steht, hat nachweislich eine höhere Wahrscheinlichkeit zur Umsetzung. Du hast damit nicht nur Termine mit anderen (Sitzungen, Workshops), sondern auch deine persönlichen Prioritäten aus der Wochenplanung im Blick.
Timeblocking ist eine Zeitmanagement-Strategie, bei der du deine Tage in Zeitblöcke einteilst, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität gewidmet sind. Durch dieses Verfahren schaffst du dir eine klare Struktur für deinen Arbeitstag und minimierst gleichzeitig Ablenkungen. Nachfolgend erfährst du, wie du Timeblocking in deine Wochenplanung integrieren und so die Produktivität steigern kannst.
Wenn du deine Wochenplanung und das Timeblocking in einem separaten Kalender durchführst, bleibt dein Hauptkalender für andere übersichtlich und wird nicht mit deinen persönlichen Aufgaben „überfrachtet“. Dies vereinfacht die Terminabsprache mit Kollegen und hält deine Pläne privat.
Hier findest du die Anleitung von Mircrosoft für einen zusätzlichen Kalender in Outlook und hier die entsprechende Anleitung für den Google Kalender. Analog dazu findest du via Google-Suche auch weitere Anleitungen für dein Tool, falls du ein anderes Kalender-System verwendest.
Lege nun einen neuen Kalender an und bezeichne ihn mit „Planung“ oder „Timeblocking“. Unten findest du ein Beispiel, wie das Ganze bei mir aussieht.
Falls du keinen zusätzlichen Planungskalender möchtest, kannst du die Planung auch in deinem Hauptkalender hinterlegen. Überlege dir, ob du die Termine mit Status “Frei” erfasst, um die Terminfindung mit dir nicht unnötig zu erschweren. Alternativ zum Kalender kannst du deine Planung auch in einer Excel-Vorlage erstellen (die du bei Google massenhaft findest).
Unten findest du ein Beispiel, wie die kombinierte Anzeige aus Hauptkalender und Planungskalender bei mir aussieht.
Durch die Verwendung von zwei Kalendern hast du stets den perfekten Überblick: Während der Hauptkalender dir zeigt, wann du für andere verfügbar bist oder feste Termine hast, bietet der Planungskalender eine detaillierte Übersicht über deine persönlichen Aufgaben.
Du kannst die beiden Kalender entweder separat anzeigen oder kombiniert (überlagert).
Wochenplanung ist mehr als nur ein organisatorisches Werkzeug; es ist ein entscheidender Faktor für deine Produktivität und ein niedriges Stresslevel. Indem du deine Woche im Voraus planst, kümmerst du dich proaktiv um die wichtigen Themen und verhinderst, dass du in den Strudel ständiger Dringlichkeiten gerätst. Ein gut strukturierter Wochenplan gibt dir nicht nur einen klaren Fokus, sondern schenkt dir auch Freiraum und reduziert Stress.
Der Einstieg in die Wochenplanung muss nicht komplex sein. Starte schlank, entwickle eine Routine und integriere sie in deinen Alltag. Sobald du dich mit dem Grundgerüst deiner Wochenplanung wohlfühlst, kannst du deine Checkliste und Planungsmethoden, wie Timeblocking, schrittweise auszubauen.
Jetzt bist du an der Reihe. Nutze die vorgestellten Methoden und Tools und mache die Wochenplanung zu einem unverzichtbaren Instrument für einen produktiveren, fokussierten und stressfreieren Alltag.
Teile deine Erfahrungen! Ich lade dich herzlich dazu ein, deine Erfahrungen und Fortschritte mit mir und anderen auf LinkedIn zu teilen. Durch das Teilen dieses Blogbeitrags (URL kopieren & Beitrag erstellen) hilfst du deinem Netzwerk, von der Wochenplanung zu profitieren. Erwähne mich gerne mit @Stefan Israng im Beitrag und vernetze dich mit mir, um weitere Empfehlungen und Beiträge nicht zu verpassen.
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So, worauf wartest du noch? Leg los mit der Planung der nächsten Woche. Viel Erfolg damit.
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